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信件管理
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全天PC蛋蛋计划稳定版收发室管理规定
2016-04-15 13:16  

    为规范学院的邮件收发程序,加强对收发工作的管理,提高运转效率,提高服务水平,更好地为全院师生员工服务,特制定本规定。
  一、收发室隶属安全保卫部,负责全院各类邮品邮件收发工作,是学院的服务窗口。收发人员必须以饱满的工作热情,认真、仔细地做好收发工作,文明服务,礼貌待人。
    二、收发人员实行挂牌上岗,工作时间需佩戴工作胸卡。
    三、收发人员只负责收发邮局各类邮品邮件工作,不负责收发其它快递公司邮品邮件。
    四、收发
收发是收发室的主要职责,收发人员必须以高度负责的态度,认真仔细地做好收发工作,避免出现差错。收发室属机要重地,非本室工作人员一律不准进入收发工作间。
  1.平信类的处理:
  (1)收发人员对学生信件按平信所写信件箱号及时投入相应的信箱,由班级专人领取后分发;教工平信由收发人员送到教学楼传达室分发。
  (2)若收件人收到信件后,一旦发现信件并非寄给自己时,应主动与收发人员联系,并保持信件完好,退回收发室。
   (3)对学生地址不详信件统一放置专用“地址不详”信筐,供学生个人查询,凡60天内无人认领的交邮递人员按邮政部门有关规定处理。
  2.快递、挂号信、汇款单、包裹单等的处理:
   (1)收发人员接收上述邮件时,必须认真核对,详细登记、签收,并对签收后的邮件负责。
   (2)学生本人领取上述邮件时,必须按要求携带有效证件(身份证或学生证)签字方可领取。代替他人领取需出示双方有效证件签字方可领取。无有效证件,收发人员应拒绝发放。
   (3)对上述邮件30天内无人认领的交邮递人员按邮政部门有关规定处理。对挂号类地址不详的邮件,收发人员应立即帮助查阅,尽快核对后发给收件人,对无法查实的应尽早退回邮递人员按邮政部门有关规定处理。
   (4)对因证件不全、地址不详等原因不予发放的邮件,收件人不得强行要求领取,更不得无理取闹。
  五、信箱分配
   收发室根据各分院班级实际数量及使用需要分配信箱,并统一编码。所分配信箱为使用班级专用,各班级不得私自转让、租借所使用的信箱。学生班级信箱应指定专人负责开启,每周至少开启2次,待学生毕业时统一交回钥匙。
    六、杜绝工作范围内发生的邮件丢失现象,如有发生必须依照有关规定予以赔偿。发放人员接收邮件要确保邮件无损坏,如有损坏,不得接收,领取人员需当场检查无问题后再领取,否则责任自负。
  七、收发室发放人员要加强安全防范工作,不泄露、私藏、私拆他人各类邮品邮件。
    八、工作中遇到突发或紧急事件须及时向安全保卫部报告。
    九、收发室取件时间:下午1:30—16:30
 

 

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